Guía de Productividad Online para lograr Más en menos Tiempo

El Internet y la tecnología es como un arma de doble filo. Por un lado ha creado grandes oportunidades para que cualquier persona pueda comenzar un negocio, desarrollar diferentes proyectos y ganarse la vida desde la comodidad de su casa con su laptop.

Pero el otro lado de la moneda nos muestra un índice de atención cada vez menor, distracciones, adicciones y disfuncionalidades de muchos tipos. Además de posibles efectos secundarios que no sabemos hasta dónde pueden llegar conforme todo vaya creciendo aún más.

Trabajar en Internet implica todo un reto hoy en día. Además de que se necesita una gran disciplina y fuerza de voluntad, es necesario saber qué hacer y combatir diferentes obstáculos que nos impiden lograr buenos resultados y las alcanzar las metas establecidas.

Si buscas ser más productivo y lograr más en menos tiempo, buenas noticias: estás a punto de aprender técnicas, principios y tips para pasar al siguiente nivel en todos tus proyectos y lo que haces en Internet.

Productividad Online

En esta guía de productividad online voy a compartir contigo algunos consejos y estrategias que me han funcionado mucho en estos últimos meses y semanas. Poniéndolos en práctica he podido aumentar mucho mi productividad, ser más disciplinado y mejorar mucho la forma en la que trabajo día a día.

No me considero la persona más productiva ni un experto en el tema, sin embargo, en base a mi experiencia personal puedo aportar este contenido que estoy seguro te va a ayudar mucho.

Obstáculos que nos impiden ser productivos

Vamos a ver primero cuáles son los principales obstáculos que nos impiden tener productividad online. Estoy seguro que te vas a identificar con (casi) todos. Lo mejor viene en la siguiente sección donde veremos qué hacer para aumentar nuestra efectividad y hacer más en menos tiempo.

1. Distracciones e interrupciones

El enemigo número uno de la productividad online son las distracciones e interrupciones que surgen en todo momento.

En muchas ocasiones me ha pasado que estoy listo para hacer algo importante y productivo en Internet. Abro mi navegador para comenzar y 40 minutos después lo único que he hecho es navegar por Internet, ver Twitter y revisar fotos de Facebook.

¿Te ha pasado a ti también? Estoy seguro que sí 😉

Si no es algo en nuestra computadora, puedes ser un llamada, un mensaje de en el teléfono móvil, una persona entrando a nuestro lugar de trabajo pidiendo atención o cualquier otro tipo de distracción y/o interrupción.

Lo que podemos hacer en 1 hora se puede alargar a 2, 3 o más horas si nos descuidamos y no hacemos algo por evitar ser distraídos.

Es muy importante tratar de ser proactivos, llevar la iniciativa y tener un control de todas nuestras actividades para tratar de enfocarse 100% en la tarea.

2. Tratar de hacer todo a la vez

Con tantas cosas que se deben hacer, es muy fácil pensar que podemos hacer “multi-tasking” o muchas tareas al mismo tiempo y de esta forma ser productivos. Pero la realidad es muy diferente.

Cuando se hacen muchas cosas a la vez se pierde enfoque, se está “brincando” de una cosa en otra y la efectividad y porcentaje de tareas terminadas baja drásticamente.

¿Qué es lo mejor? Enfocar el 100% de nuestra atención en una sóla tarea por un determinado tiempo. Vamos a ver más de esto enseguida 🙂

3. Falta de claridad

¿Te ha pasado que estás listo para trabajar, pero no sabes exactamente qué es lo que tienes que hacer y cuál es el siguiente paso a tomar? A mi también.

La falta de claridad es uno de los grandes obstáculos a la productividad online que nos enfrentamos día con día. Hay tantas cosas que podemos hacer que no se sabe por dónde comenzar ni en qué enfocarnos primero.

4. Falta de disciplina y compromiso

Todos queremos lograr muchas cosas, ganar más dinero, crecer y otras metas similares. Sin embargo, ¿qué tanto lo quieres?

Muchas personas quieren mejorar pero al mismo tiempo están en su zona de confort, un lugar cómodo y muy peligroso que provoca cierto conformismo por no querer avanzar ni lograr retos importantes.

Me he dado cuenta que para realmente progresar y alcanzar las metas que nos ponemos, es necesario primero adquirir un compromiso con uno mismo y TODOS LOS DÍAS actuar con disciplina.

La disciplina personal es como un músculo que vamos entrenando. Como cuando vamos al gimnasio; mientras más la ejercitamos y ponemos en práctica, más grande se hace.

Tips para vencer los obstáculos de la productividad

Ahora que hemos visto 4 obstáculos de la productividad online, vamos a ver qué es lo que podemos hacer para vencerlos y así lograr ser más efectivos en Internet. Aquí es donde viene la información valiosa, así que toma notas 😉

Cada uno de estos consejos ayudan a evitar uno o más de los obstáculos que vimos en la sección anterior.

Si pones en práctica todos, mucho mejor.

Establece objetivos

Antes de sentarse en la computadora a hacer cosas, lo primero que debemos preguntarnos es:

¿Qué es lo que quiero lograr? o ¿Cuál es mi principal prioridad hoy? 

Establecer objetivos es muy importante para tener claridad, saber qué hacer y no distraerse tanto.

Lo que quieres lograr en tu día dependerá mucho de los proyectos o prioridades más importantes en los que estés trabajando. Si tienes metas más grandes a cumplir de aquí a 3, 6 o 12 meses, entonces tus objetivos del día van a ser enfocados progresar para poder llegar a cumplir eso que buscas a largo plazo.

Todo depende de tu situación personal. Incluso si tienes trabajo tradicional en una empresa (ya sea tiempo parcial o completo), pregúntate qué es lo que necesitas lograr al terminar tu día.

Planea tu día

Una vez que has establecido objetivos y sabes qué es lo que tienes que hacer, planea todas y cada una de las actividades que necesitas hacer para que tu día sea todo un éxito. Para esto tienes diferentes opciones:

• Utilizar un simple papel y pluma y anotar toda la lista de tareas y actividades
• Usar un documento en línea como Microsoft Word o Google Docs
• Alguna aplicación de Android o iOS
• Cualquier otro método de tu elección

Lo más importante es saber qué es lo que tienes que hacer, anotarlo y ordenarlo por prioridades.

Muchas veces hay cosas urgentes que se necesitan terminar pero que no son lo más importante o lo que mejores resultados van a darnos. Identifica esas tareas urgentes y asignales un tiempo especial para poder después enfocarte en lo que más importa.

Una cosa a la vez

Como ya vimos, escribir un post para tu blog, responder mails y comer al mismo tiempo no funciona. Nuestro cerebro es mucho más efectivo cuando lo enfocamos en una sóla actividad o tarea al mismo tiempo, con el 100% de la atención y concentración.

Haz un experimento y verás los excelentes resultados. Es muy fácil pensar que podemos hacer multitasking y ser productivos hasta que realmente vemos todo lo que se puede lograr haciendo una cosa a la vez.

Técnica Pomodoro

Para tener más enfoque, evitar multitasking y eliminar distracciones por completo, te invito a probar la técnica Pomodoro, la cual me ha ayudado muchísimo en los últimos meses y se la recomiendo a todos los que sé que trabajan en Internet o utilizan una computadora en su rutina diaria.

Para utilizarla, completa los siguientes pasos:

• Elige una tarea o actividad que quieras realizar o completar
• Pon un reloj de cuenta regresiva por 25 minutos
• Realiza esa actividad (y únicamente esa actividad) durante los 25 minutos
• Al terminar el reloj, descansa 5 minutos y vuelve a hacer otros 25 minutos
• Cada 3 bloques de 25 minutos puedes tomar un descanso más largo de 15 minutos

Si no terminaste lo que tenías que hacer en los 25 minutos, toma aún así el descanso y continúa en el siguiente bloque.

Durante cada “pomodoro” de 25 minutos, el objetivo es NO distraerse y enfocarse en una sola tarea o actividad. Esto implica cerrar Facebook, Twitter, email, poner el teléfono en silencio y todo lo necesario para no distraerse ni ser interrumpido.

En los descansos de 5 minutos puedes revisar tus redes sociales, teléfono móvil o correo electrónico 🙂

Esta técnica se está volviendo muy popular y desde que la descubrí e implementé he tenido resultados excelentes en mi productividad personal.

Para hacer una mejor medición de tus bloques, descarga este PDF que utilizo en donde pones la hora, la tarea y un “check” cuando hayas terminado: Hoja de monitoreo Técnica Pomodoro.

Revisa el sitio oficial aquí: Técnica Pomodoro.

Planea tus distracciones

Suena un poco fuera de sentido o raro, pero planear tus distracciones es una excelente estrategia. Utilizando la técnica Pomodoro puedes planear para revisar tu correo, Facebook, hacer llamadas, Whatsapp o revisar cuánto va el Barcelona en la Champions en los 5 minutos que hay entre cada bloque.

Incluso cuando lleves ya 4 o 5 bloques de 25 minutos terminados, puedes dedicar el siguiente a descansar y revisar todas tus redes sociales, páginas de entretenimiento y mensajes.

Ya cuando vuelvas al trabajo no tendrás (tanta) tentación de revisar estos sitios.

Descanso, alimentación y salud.

Somos humanos, no máquinas. Es por eso que también necesitamos momentos de relajación y descanso para poder recargar energía y volver con más motivación y ganas que antes.

Trata de tener también momentos de descanso, dormir al menos 7 horas todos los días y darle prioridad a tu bienestar.

La alimentación también tiene mucha influencia en el estado de ánimo y cómo nos sentimos en el día. Come alimentos nutritivos, evita la comida “chatarra”, el azúcar y alimentos procesados que no aportan nada positivo.

Para poder concentrarse, tener energía y estar motivados es necesario comer bien. Te recomiendo la dieta Paleo, una forma de comer que ayuda a estar en forma, perder peso y darle nutrientes de calidad al cuerpo.

Si además de esto haces ejercicio al menos 5 días a la semana, tu productividad va a aumentar drásticamente 🙂

Cómo empecé y terminé un videocurso de 50 videos en 10 días

En esta sección te voy a dar una estrategia que me permitió empezar y terminar desde ceros un curso de 50 videos sobre WordPress en 10 días exactos. Sé que quizá no suena tan espectacular como decir que escribí un libro en 2 días o algo por el estilo, pero te aseguro que funciona muy bien.

Para asegurarnos al 100% que vamos a cumplir y terminar con algún proyecto o meta importante, es mucho mejor establecer las condiciones en nuestro medio ambiente para que se pueda terminar todo con tiempo y éxito.

Es decir, condicionarse a uno mismo por medio de algún factor externo.

Te pongo el ejemplo de mi caso.

Para asegurarme que iba a terminar de grabar los 50 videos del curso, llegué a un acuerdo con mi mejor amigo: Si no terminaba para la fecha establecida (31 de agosto), le tenía que pagar $300 USD.

De esta forma tengo una consecuencia y una motivación para terminar que me impulsó a cumplir este reto con éxito.

Es como la escuela. Cuando no hacemos la tarea sabemos que tendremos una baja calificación y un castigo por parte del profesor.

Cuando trabajamos por nuestra cuenta en Internet, es fácil no hacer las cosas porque sabemos que no hay consecuencias y que nada va a pasar si no cumplimos.

Con esta estrategia nos “forzamos” a terminar sí o sí. Puede ser otro tipo de reto. El que tu quieras.

Además de tener la motivación de terminar mi curso, sabía que no podía permitir pagarle a mi amigo esos $300 dólares y perder el reto, así que la motivación y determinación por terminar estaban a tope. El resultado fue exitoso y pude grabar todos los videos en 10 días exactos 🙂

Ya te contaré más adelante sobre este curso.

Combina esta estrategia con las que te compartí en las sección anterior y te volverás imparable.

11 Leyes de la Productividad Online

La última sección de esta guía está enfocada en 11 leyes de la productividad online que aprendí de un curso de Eben Pagan llamado “Wake Up Productive”.

Úsalas como referencia y como principios para basar tu desempeño diario.

1. Todos somos podemos ser productivos

No importa a qué te dediques, tus habilidades, tus antecedentes o cualquier otro factor, puedes ser productivo y creativo.

La definición de ser productivo puede variar dependiendo la persona. Algunos funcionan mejor en una estructura de trabajo más rígida, con horarios establecidos y monitoreo constante; mientras que otros son más eficientes sin tanto control, con más libertad y trabajando de forma aleatoria siguiendo el “flow”.

Lo importante es encontrar qué es lo que te funciona y sacar el máximo provecho ese método de trabajo.

2. Manejar el tiempo en realidad implica manejarse a uno mismo

El tiempo es un factor externo que en realidad no se puede controlar ni manejar, más bien, nos manejamos a nosotros mismos para poder utilizar el tiempo de la mejor forma posible.

Cuando se practica la mentalidad de manejarse a uno mismo(a), lo hacemos desde un enfoque interno en donde se asume responsabilidad por los resultados y por todo lo que sucede en el día.

Stephen Covey decía: “El manejo del tiempo es un concepto poco apropiado, el verdadero reto es manejarse a uno mismo”.

3. Tenemos tres cerebros en lugar de uno.

Paul Maclean desarrolló la teoría de que el ser humano tiene 3 cerebros en lugar de uno sólo, los cuales son:

• Cerebro reptiliano. Es el más antiguo de todos y se ocupa de cosas como supervivencia, instintos básicos, necesidades esenciales, etc.
• Cerebro emocional. Cuando es estimulada esta parte del cerebro, se producen reacciones emocionales. Se basa en evitar el dolor o buscar el placer.
• Cerebro Neocortex. Relacionado al uso de la razón, lógica, habla y todo el pensamiento avanzado del humano.

No es que en realidad tengamos 3 cerebros por separado, más bien, nuestro cerebro se divide en estas tres partes, las cuales trabajan muy bien de forma individual pero al momento de trabajar juntos se produce mucho conflicto.

Saber esto ayuda mucho a entender por qué muchas veces tenemos tanto conflicto interno al momento de tomar decisiones, cumplir con lo que prometemos y tener más fuerza de voluntad.

Por ejemplo, cuando estamos en una dieta, sabemos que tenemos que comer bien (neocortex), pero en cuanto se nos presenta una tentación o algún alimento chatarra, el cerebro reptiliano busca satisfacción inmediata.

Una vez que terminamos esa deliciosa rebanada de pizza, comenzamos a sentir culpabilidad (cerebro emocional) porque no cumplimos con el plan de alimentación adecuado.

De esta forma también aplica en otras áreas de nuestra vida. Debemos luchar constantemente por alinear nuestras acciones con lo que pensamos y deseamos. No es fácil pero es posible.

4. Los hábitos son nuestro destino

Los hábitos son comportamientos “automáticos” que realizamos sin esfuerzo y a los cuales el cuerpo ya está acostumbrado y adaptado.

Como dice el título, nuestro destino y resultados que obtenemos dependen en gran parte de los hábitos que realizamos continuamente.

¿Cuáles son tus hábitos?

Haz una evaluación interna y comienza poco a poco a eliminar los negativos para poder reemplazarlos con nuevos comportamientos que te permitan ser más productivo y alcanzar tus metas.

Es importante ir poco a poco. Es fácil decir:

• Voy a leer 1 hora todos los días
• Voy a escribir mil palabras al día
• Voy a crear 1 producto a la semana…

Suena excelente, pero si casi no leemos, no estamos acostumbrados a escribir y nunca hemos creado un producto, estos nuevos hábitos al mismo tiempo pueden ser demasiado.

Comienza creando un hábito a la vez. Puede ser algo sencillo cómo hacer ejercicio todos los días durante 30 minutos. Lo importante es cumplir.

Formar un hábito toma alrededor de entre 21 y 30 días.

5. Caos interno provoca caos externo

Como lo dice el título, si no hay control y orden en los pensamientos y emociones, tampoco lo habrá en la parte externa como vida personal, trabajo, proyectos, etc.

Para poder ser productivos y eficientes, es importante alinear nuestra forma de pensar, aumentar inteligencia emocional, controlar impulsos, aumentar fuerza de voluntad y controlarnos lo mejor posible para que todo esto se refleje en lo más importante: nuestras acciones y resultados.

6. Usa tus fortalezas y talentos en tus mejores oportunidades

Todos tenemos talentos, habilidades y fortalezas únicas.

Identifica tus mejores oportunidades o proyectos y enfoca todas esas cualidades en ello.

Simple pero muy poderoso.

7. El futuro puede ser una extensión del pasado o algo totalmente nuevo

Muchas personas piensan de forma automática que el pasado equivale al futuro. Es decir, si algo ya sucedió en su vida, lo más probable es que todo vuelva a ser de la misma forma en un futuro.

Es sorprendente darse cuenta cómo cada uno tiene control sobre lo que sucede en su vida y su destino.

Al ser proactivos, con iniciativa y buscando siempre mejorar con nuevos retos, el futuro se convierte en algo totalmente nuevo. Aquí es donde se produce el crecimiento y la evolución personal.

Cada uno tiene el control de decidir cómo será el futuro, nunca lo olvides 🙂

8. Enfocarse en lo que se quiere crear, no en lo que se quiere evitar

Cada persona sabe qué es lo que quiere en su vida y qué es lo que NO quiere en su vida.

Define lo que quieres lograr y enfoca todo tu esfuerzo en ello. De lo contrario, automáticamente buscamos evitar lo que NO queremos y esto sin duda no nos da los resultados deseados.

Evitar el dolor es mucho más motivador que buscar el placer. Es por eso que tener claridad es fundamental.

9. Escoge, no decidas

¿Cuál es la diferencia entre escoger y decidir? 

Cuando decidimos algo, se descarta una o más opciones en favor de otra. Cuando escogemos, tenemos muchas opciones y simplemente elegimos la que queremos sin eliminar las otras y con opción a cambiar de opinión o de rumbo para un futuro.

Suena como algo sin mucha importancia, pero puede ser determinante.

Ejemplo: En Internet existen múltiples modelos de negocio. Si escogemos uno, lo desarrollamos y después sabemos si no funciona o no es lo que se espera, se puede volver a elegir otro.

Si decidimos en esta misma situación, es posible que inconscientemente se eliminen las otras opciones por completo y no se considere otra opción que no sea el modelo que se decidió desarrollar, lo cual puede no dar buenos resultados o retrasar mucho el progreso.

Esto también aplica en situaciones de aprendizaje y desarrollo personal.

Al escoger, siempre se tiene una mentalidad y perspectiva más abierta y adaptable al cambio.

10. Encuentra un balance entre organización y la creatividad

Como ya vimos, hay personas que trabajan y son más productivas dentro de un sistema más rígido y controlado, mientras que otras encuentran armonía en un ambiente más liberal, creativo, sin reglas y con más espontaneidad.

Independientemente de cuál sea tu caso, trata también de integrar un poco de otros métodos de trabajo y encontrar un balance entre la organización y la creatividad o libertad.

Habrá muchos casos en los que se necesite más de uno que del otro, saber adaptarse a diferentes circunstancias es clave.

11. Si queremos ser más productivos, debemos pasar al siguiente nivel.

Si en verdad queremos ser más productivos, debemos convertirnos en la mejor versión de nosotros mismos y pasar al siguiente nivel.

Ten una visión clara de cómo quieres ser, cómo sería tu día ideal y cuáles serían tus actividades.

A partir de ahí, crea metas y planes para todos los días crecer y pasar al siguiente nivel de efectividad, productividad y desarrollo personal.

Todos podemos lograrlo. No es fácil. Hay que disfrutar del camino y nunca rendirse.

Conclusión

Ser productivos es todo un reto, en especial en esta era donde la tecnología nos ha dado tantas cosas buenas y oportunidades pero al mismo tiempo distracciones, interrupciones y problemas de atención.

Todos tenemos la capacidad de ser más productivos. No creo que haya un tope en donde alcanzamos la perfección, más bien, se trata de un proceso de constante crecimiento y desarrollo.

Espero que todos estos consejos que acabo de compartir contigo te ayuden y representen una diferencia en tu vida personal y profesional.

Es posible que alguno no vaya con tu forma de trabajar o tu personalidad. Identifica los que te funcionen y ponlos en práctica ya que no todo funciona para todos.

Toma en cuenta siempre los 11 principios de la productividad online y diario haz algo para pasar al siguiente nivel en todos los aspectos.

¿Cuáles son tus tips de productividad online que mejor resultado te han dado? ¿Cómo crees que se puede ser más productivo?

Comparte tu experiencia en los comentarios.